Passive voice gen.

[tatka16]

Если объяснительная записка направляется руководителю другой организации, то она составляется на бланке и регистрируется.
If the explanatory memorandum should be sent to the head of another organization, it should be made on a form and registered.
Я так понимаю, что здесь все должно быть в Pr. Simple, только как это перевести,если здесь есть пассив?

[Martochka]

наверное должен быть выслан, должен быть выполнен согласно требованиям и зарегестрирован

[Karabas]

If the explanatory memorandum is sent to the head of another organization... и далее по тексту. И "бланк" в данном случае - letter head.

[ya]

is to be sent, я бы сказала, как установленное требование, процедура и т.д.
Вот так еще можно, как вариант... в официальных документах такие формы часто встречаются... Should ... be delivered to...

[Sr Curioso]

Where the explanatory memorandum is sent to head of another organization, it should be made on a form and registered

[Karabas]

ya+1. Отвечая аскеру, подумала об этой версии, но как-то не додумала до конца.
Sr Curioso, мне кажется, что head of another organization нуждается здесь в определённом артикле; form (повторюсь) - не лучший вариант для "бланка"; в остальном ничего нового, на мой взгляд, Вы не предложили.

[trtrtr]

может, provided вместо made.